CC (carbon copy) ja BCC (blind carbon copy) ovat sähköpostin yleisiä ominaisuuksia, jotka määrittävät, kenelle viesti toimitetaan ja mitä tietoja sen vastaanottajat näkevät.
Vastaanottaja-, kopio- ja piilokopiorivien erojen ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää erityisesti liike-elämässä. Jos lisäät kopiolle vahingossa väärän henkilön, asiakkaasi näkee sisäisen huomion, joka ei olisi kuulunut hänelle. Jos taas unohdat kopioida päätöksentekijän, hän ei koskaan näe sähköpostiketjua, jota hän oikeasti tarvitsi.
Jatka lukemista ja selvitä, mitkä valinnat auttavat viestimään selkeästi oikeille vastaanottajille, välttämään turhia vastauksia, suojaamaan vastaanottajien sähköpostiosoite ja varmistamaan arkaluonteisten tietojen turvan.
Mitä CC tarkoittaa?
CC on lyhenne sanoista carbon copy, ja se on muistuma ajalta, jolloin paperille kirjoitettuja muistiinpanoja tai kirjeitä monistettiin hiilipaperiarkin avulla(uusi ikkuna).
Kopion avulla voit lähettää sähköpostin kopion useille vastaanottajille, jotka eivät ole viestin ensisijaisia vastaanottajia Vastaanottaja-kentässä. Ensisijainen vastaanottaja näkee Kopio-kenttään syöttämäsi sähköpostiosoitteet sekä heidän vastauksensa. Vastaavasti kopiolle lisätty henkilö näkee vastaanottajan vastaukset, ellei häntä ole poistettu Kopio-kentästä tai jos vastaanottaja valitsee Vastaa-komennon Vastaa kaikille -komennon sijaan.
Kopion lisääminen on erityisen hyödyllistä, kun lähetät yrityssähköposteja, sillä sähköpostiin voi lisätä niin monta vastaanottajaa kuin haluaa. Kaikki he saavat saman sähköpostin kopion ja näkevät toistensa osoitteet ja vastaukset. Näin kaikki pysyvät ajan tasalla, ja keskustelusta syntyy läpinäkyvä tallenne ilman vastaamisvelvollisuutta.
(uusi ikkuna)Milloin kopiota kannattaa käyttää sähköpostissa
Kopio on hyödyllinen toiminto, kun yhden tai useamman muun kuin vastaanottajan on syytä tietää sähköpostiketjusta ja seurata sitä.
Jos haluat esimerkiksi pitää koko projektitiimin ajan tasalla jostakin, mikä vaikuttaa kaikkien työhön, kuten laajuuden tai määräajan muutoksesta, lisää heidät vain kopiolle.
Kopion lisääminen voi olla hyödyllistä myös silloin, kun haluat tiettyjen henkilöiden seuraavan sähköpostiketjua ilman, että heidän panostaan vaaditaan. Kun lähetät asiakkaalle tarjouksesta kertovan sähköpostin, voit esimerkiksi lisätä kopiolle kaikki, jotka osallistuvat projektiin suoraan, jotta he ovat ajan tasalla palautteesta ja sitä seuranneesta keskustelustanne. Jos asia eskaloituu tai tulee esille myöhemmässä arvioinnissa, he ovat aina ajallaan tietoisia asiasta.
Milloin kopiota ei kannata käyttää sähköpostissa
Kopion käyttöä kannattaa välttää, jos sähköpostissasi tai siitä käynnistyvässä sähköpostiketjussa on arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja. Kun lähetät arkaluonteisia tietoja yhdelle henkilölle, on riski, että hän välittää viestin eteenpäin tai tallentaa sen. Kopiointi kasvattaa tätä riskiä lisäämällä vastaanottajia, joista moni ei alun perinkään kuulunut sisällön kohderyhmään.
Vältä kopiota myös silloin, kun odotat kopioimaltasi henkilöltä toimintaa. Kopiolle lisätyt henkilöt olettavat usein, ettei heidän tarvitse vastata, mikä voi johtaa unohtuneisiin tehtäviin tai viivytyksiin. Riski kasvaa, kun lisäät kopiolle turhaan suuren määrän vastaanottajia, mikä täyttää myös saapuneiden kansiot epäolennaisella hälyllä.
Rutiininomaisen tilapäivityksen lähettäminen kopiona koko jakelulistalle luo melua lisäämättä vastuuta. Koko tiimille lähetetty sähköposti muutoksesta, joka ei koske kaikkia, voi aiheuttaa hämmennystä.
Ole varovainen myös lisätessäsi jonkun kopiolle keskusteluun ilman toisen osapuolen tietoa tai suostumusta, esimerkiksi lisäämällä uuden sidosryhmän asiakasketjuun kertomatta siitä ensin asiakkaalle. Vaikka sinulla olisikin pätevä syy, se voi näyttää siltä, että avaat mahdollisesti luottamuksellista keskustelua laajemmalle piirille.
Mitä BCC tarkoittaa?
BCC on lyhenne sanoista blind carbon copy. Se toimii kuten kopion lisääminen, mutta ilman näkyvyyttä. Piilokopio-ominaisuuden avulla voit lähettää saman sähköpostin kopion usealle henkilölle paljastamatta, että viesti on osa massalähetystä, eikä muiden vastaanottajien sähköpostiosoite tai vastaukset alkuperäiseen sähköpostiisi näy kenellekään.
Toinen keskeinen ero: jos lisäät Piilokopio-kenttään useita yhteyshenkilöitä, saat heidän vastausviestinsä ainoana vastaanottajana. Muut piilokopion saajat eivät saa vastausviestiä.
Milloin piilokopiota kannattaa käyttää sähköpostissa
Piilokopiota kannattaa käyttää aina, kun sinun on lähetettävä sama sähköposti usealle henkilölle, mutta et halua heidän tietävän olevansa osa massalähetystä tai näkevän muiden vastaanottajien sähköpostiosoitteita.
Piilokopio suojaa niiden yksityisyyttä, jotka ovat antaneet sähköpostiosoitteensa luottaen siihen, ettei sitä jaeta heidän luvattaan. Kun lähetät esimerkiksi yritystäsi koskevan tiedon postituslistalle, käytä piilokopiota varmistaaksesi, etteivät yksittäiset vastaanottajat näe muiden listalle rekisteröityneiden osoitteita.
Voit myös lisätä itsesi piilokopiolle lähettäessäsi sähköpostin jaetusta tai yleisestä tiimin saapuneiden kansiosta, jotta sinulle jää henkilökohtainen tallenne tiimin puolesta lähetetystä kirjeenvaihdosta.
Milloin piilokopiota ei kannata käyttää sähköpostissa
Kuten kopion kohdallakin, piilokopiota kannattaa käyttää varoen, jos sähköpostisi sisältää arkaluonteisia tietoja tai jos epäilet, että myös sähköpostista käynnistyvä ketju sisältää arkaluonteisia tietoja.
Vältä piilokopion käyttämistä tilanteissa, joissa läpinäkyvyys on tärkeää. Jos lisäät jonkin keskusteluun salaa ja se paljastuu, se voi heikentää luottamusta ja tulkita sähköpostietiketin rikkomiseksi. On parempi lisätä henkilö avoimesti kopiolle tai lähettää hänelle erillinen viesti.
Piilokopiota ei kannata käyttää käynnissä olevissa keskusteluissa, kuten aktiivisessa neuvottelussa tai asiakaskeskustelussa, joissa piilokopiolle lisätyn henkilön odotetaan seuraavan koko keskustelua. Koska piilokopion saajat eivät saa vastauksia, he jäävät ulos juuri siitä keskustelusta, jonka halusit heidän seuraavan.
Miten Vastaanottaja, kopio ja piilokopio eroavat toisistaan?
| Ominaisuus | To | Kopio | Piilokopio |
| Tehtävä | Sähköpostin varsinainen pääyhteyshenkilö. | Niille, joiden on pysyttävä ajan tasalla. | Henkilöiden mukaan ottaminen muiden tietämättä. |
| Näkyvyys | Näkyy kaikille. | Näkyy kaikille. | Piilotettu kaikilta muilta vastaanottajilta. |
| Vastaanottajan tietoisuus | Kaikki tietävät olevansa päävastaanottaja. | Kaikki tietävät, ketä muita pidetään ajan tasalla. | Piilokopiolle lisätyn olemassaolon tietävät vain lähettäjä ja hän itse. |
| Vastaa kaikille -toiminta | Vastaanottaa kaikki vastaukset. | Vastaanottaa kaikki vastaukset. | Jää pois tulevista “Vastaa kaikille” -ketjuista. |
| Odotus | Vastaus odotetaan. | Vain tiedoksi. | Ei osallistu ketjuun. |
| Sopii parhaiten | Suorat pyynnöt, tehtävät ja 1:1-keskustelut. | Läpinäkyvyys ja tiimiyhteistyö. | Massasähköpostit, yksityisyys ja huomaamaton valvonta. |
Mitä tapahtuu, kun valitset Vastaa tai Vastaa kaikille?
Vastaaminen voi olla hämmentävää, etenkin kun vastaanottajia on useita. Se, mitä tapahtuu, riippuu siitä, valitsetko Vastaa vai Vastaa kaikille.
Vastaa kaikille -valinta, kun tarkoitit vastaavasi vain lähettäjälle, voi johtaa siihen, että sisäiset huomautukset ja tiedot vuotavat asiakkaille, tai että koko postituslistalle lähetetään sähköposti vahingossa. Yksi väärä napsautus voi haitata tiimisi tuottavuutta ja jopa vaarantaa yrityksesi maineen.
Jos olet Vastaanottaja- tai Kopio-kentässä:
- Vastaa-napsautus lähettää vastauksesi vain lähettäjälle.
- Vastaa kaikille -napsautus lähettää vastauksesi kaikille Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä oleville.
Jos olet Piilokopio-kentässä:
- Vastaa-napsautus lähettää vastauksesi vain lähettäjälle.
- Vastaa kaikille -napsautus lähettää vastauksesi kaikille Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä oleville, mutta ei muille piilokopion vastaanottajille. Paljastat heille kuitenkin, että sinut oli lisätty piilokopioon
Parempi tapa lähettää ryhmäsähköposteja
Vaikka Kopio- ja Piilokopio-toimintojen käyttö on yleisin tapa lähettää sähköposti usealle henkilölle, salattu sähköpostipalvelumme Proton Mail mahdollistaa tämän myös lisäämällä useita vastaanottajia yhteystietoryhmään.
Yhteystietoryhmät ovat hyödyllisiä, kun lähetät sähköpostia usealle toisensa tuntevalle henkilölle, erityisesti jos lähetät heille säännöllisesti sähköpostia ryhmänä. Esimerkiksi tiimi, joka lähettää sidosryhmille viikottaisia päivityksiä, voi säästää aikaa käyttämällä yhteystietoryhmää sen sijaan, että lisäisi vastaanottajat joka kerta manuaalisesti.
Kun olet luonut yhteystietoryhmän Proton Mail -tilillesi, voit lähettää sähköpostin kaikille ryhmän jäsenille kerralla kirjoittamalla yhteystietoryhmän nimen Vastaanottaja-kenttään ja valitsemalla massasähköpostitettavan yhteystietoryhmän automaattitäytön valikosta. Tällöin kaikki kyseisen ryhmän yhteystietojen sähköpostiosoitteet syötetään Vastaanottaja-kenttään.
Kun lähetät sähköpostia ihmisille, jotka ovat samassa yhteystietoryhmässä, he näkevät kaikki toistensa sähköpostiosoitteet, vaikka he eivät tiedä, että olet lisännyt heidät yhteystietoryhmään, eikä ryhmän nimi näy heidän saapuneissaan. Jos et halua, että yhteystietoryhmän jäsenet saavat tietää toistensa osoitteita, voit syöttää yhteystietoryhmän sen sijaan Piilokopio-kenttään.
Keskeiset asiat Kopion ja Piilokopion käytöstä työympäristössä
- Vastaanottaja-kenttä on tarkoitettu niille, joiden odotetaan ryhtyvän toimiin.
- Kopio (Carbon Copy) on tarkoitettu pitämään ihmiset ajan tasalla (tiedoksi).
- Piilokopio (Blind Carbon Copy) on tarkoitettu yksityisyyteen (vastaanottajat on piilotettu kaikilta muilta).
Näin Proton Mail suojaa Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-sähköposteja
Yhteystietoryhmät nopeuttavat Kopion ja Piilokopion käyttöä, mutta ne eivät suojaa kolmannen osapuolen sieppaukselta. Se on eri ongelma, ja sen ratkaisemiseen Proton Mailin salaus voi auttaa.
Proton Mail salaa Proton-tilien välillä lähetetyt viestit päästä päähän -salauksella ja suojaa kaiken postilaatikkoosi tallennetun zero access -salauksella, mikä tarkoittaa, ettei edes Proton voi lukea niitä tai purkaa niiden salausta, vaikka viranomaiset vaatisivat sitä. Voit myös lisätä salasanansuojauksen ei-Proton-osoitteisiin lähetettyihin sähköposteihin, jolloin myös ne salataan.
Mikään tästä ei estä sähköpostia pääsemästä väärälle henkilölle väärin sijoitetun kopion tai piilokopion kautta, eikä se muuta sitä, kuka näkee kenen osoitteen Kopio- tai Piilokopio-kentässä. Se riippuu yhä siitä, että käytät kenttiä oikein. Salaus suojaa sen sijaan Kopio- tai Piilokopio-kenttään lisätyn liiketoimintasähköpostin sisällön siirron aikana, jolloin kolmas osapuoli ei voi siepata asiakasesitystä tai sisäistä huomautusta.
Jos yrityksesi lähettää säännöllisesti kopio- ja piilokopioviestejä, joissa on arkaluonteista sisältöä, kuten asiakasesityksiä ja sisäisiä päätöksiä, Protonin yritysten sähköpostipalvelu lisää suojauksen automaattisesti ilman, että tiimisi tarvitsee ajatella asiaa.
UKK
Kontaktien sähköpostiosoitteiden suojaamisessa muilta kontakteilta Piilokopio on turvallisempi kuin Kopio. Piilokopion avulla vastaanottaja ei voi millään tavalla tietää, ettei ole ainoa sähköpostin vastaanottaja (kunhan kaikki muut vastaanottajat on merkitty piilokopioksi), saati selvittää muiden vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Siksi piilokopiota kannattaa käyttää, kun sinulla ei ole lupaa jakaa kontaktin sähköpostiosoitetta kenellekään muulle.
On tärkeää huomata, ettei Kopio eikä Piilokopio suojaa viestejäsi kolmannen osapuolen sieppaukselta. Tuo suoja tulee vain salauksesta, ei kentän valinnasta.
Tämä riippuu siitä, kenelle lähetät viestin: mekanismit eivät suojaa sinua. Kopio ja Piilokopio määrittävät, kenelle sähköpostin kopio toimitetaan, mutta eivät sitä, mitä viestille sen jälkeen tapahtuu. Kuka tahansa, joka on viestin Kopio- tai Piilokopio-kentässä, voi välittää sen, ottaa siitä kuvankaappauksen tai tallentaa sen. Jos lähetät luottamuksellista tietoa, pidä vastaanottajalista mahdollisimman pienenä ja harkitse itse viestin salaamista, jotta sisältö pysyy suojattuna, vaikka se päätyisi jonnekin, minne et tarkoittanut.
Jos haluat jatkaa keskustelua sähköpostisi kaikkien alkuperäisten vastaanottajien kanssa, Kopion käyttö on parempi, jotta kaikki sähköpostiin alun perin lisätyt kontaktit saavat kaikki vastaukset. Jos taas on tärkeää, ettei kontaktiesi sähköpostiosoitteet paljastu toisilleen, eikä heidän odoteta jatkavan ketjua, jossa kaikki ovat mukana, sinun kannattaa käyttää Piilokopiota vastaanottajiesi yhteystietojen kätkemiseen.
Eivät. Kopion vastaanottajat eivät näe kenenkään, kenet on lisätty alkuperäiseen viestiin Piilokopiona, nimiä tai osoitteita. Piilokopion vastaanottajien yhteystiedot paljastuvat ainoastaan, jos he vastaavat sähköpostiin käyttämällä “Vastaa kaikille” -toimintoa.
Vastaanottaja-kenttää kannattaa käyttää sähköpostisi päävastaanottajille, joiden odotat vastaavan tai tekevän jotain sähköpostin vastaanottamisen jälkeen. Päävastaanottajat ovat yleensä niitä, joille sähköposti osoitetaan viestin tervehdyksessä.
Kyllä. Vastaanottaja- ja Kopio-kenttien henkilöt näkevät toisensa, kun taas Piilokopion vastaanottajat on piilotettu kaikilta muilta. Piilokopion vastaanottajat näkevät yhä, ketä on Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä, mutta he eivät saa näiden vastauksia.
Heidän vastauksensa lähetetään lähettäjälle ja kaikille Vastaanottaja- ja Kopio-kentissä oleville. Heidän osoitettaan ei edelleenkään näytetä Piilokopion vastaanottajana, mutta vastaus voi paljastaa, että he olivat mukana alkuperäisessä sähköpostissa.
Yleensä ei. Piilokopion vastaanottajat on piilotettu muilta vastaanottajilta. Jos saat sähköpostin, mutta osoitteesi ei näy Vastaanottaja- tai Kopio-kentässä, sinut on todennäköisesti lisätty piilokopioon.
Ei suoraan. Sähköpostien lähettäminen kuitenkin suurelle määrälle vastaanottajia Kopion tai Piilokopion avulla voi laukaista roskapostisuotimet. Suurilla ryhmillä on parempi käyttää postituslistaa tai uutiskirjepalvelua.
