Que signifie Cc dans un e-mail ? À, Cc et Cci expliqués

Cc (« copie carbone ») et Cci (« copie carbone invisible ») sont des fonctionnalités standard des e-mails qui contrôlent qui reçoit un message et quelles informations il peut voir.

Comprendre la différence entre À, Cc et Cci est essentiel dans un contexte professionnel. Mettez la mauvaise personne en Cc et votre client verra une remarque interne qui ne lui était pas destinée. Oubliez de mettre un décideur en Cc et il ne verra jamais un fil de discussion dont il avait réellement besoin.

Poursuivez votre lecture pour savoir quelle option sélectionner pour communiquer clairement (avec le ou les bons destinataires), éviter les réponses inutiles, protéger les adresses e-mail des destinataires et préserver les informations sensibles.

Que signifie Cc ?

Cc signifie « copie carbone », ce qui est une référence à une époque où les mémos ou lettres manuscrits physiques étaient reproduits à l’aide d’une feuille de papier carbone(nouvelle fenêtre).

Cc permet d’envoyer une copie d’un e-mail à plusieurs destinataires qui ne sont pas le destinataire principal du champ À. Le destinataire principal verra les adresses e-mail que vous avez saisies dans le champ Cc, ainsi que ses réponses. De même, la personne que vous avez mise en Cc verra les réponses du destinataire (sauf si elle est retirée du champ Cc, ou si le destinataire clique sur Répondre au lieu de Répondre à tous).

La mise en Cc est particulièrement utile pour l’envoi d’e-mails professionnels, car vous pouvez ajouter autant de destinataires que vous le souhaitez dans un e-mail, qui recevront tous une copie du même message et verront les adresses et les réponses des autres. Cela permet de tenir tout le monde informé et de conserver une trace transparente de la conversation sans exiger de réponse.

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Quand utiliser Cc dans un e-mail

Cc est une fonction utile lorsque vous avez besoin que quelqu’un (ou plusieurs personnes) autre que le destinataire soit informé et suive un fil de discussion.

Par exemple, lorsque vous souhaitez mettre en Cc toute une équipe projet au sujet d’un élément qui affecte le travail de chacun, comme un changement de périmètre ou d’échéance, il vous suffit de les ajouter en Cc.

La mise en Cc peut également être utile lorsque vous souhaitez que certaines personnes aient une visibilité sur un fil de discussion sans avoir à y participer. Lors de l’envoi d’une proposition à un client, par exemple, vous pouvez mettre en Cc toute personne directement impliquée dans le projet afin qu’elle ait connaissance de ses commentaires et de la discussion qui s’ensuit. Si un point est escaladé ou mentionné lors d’une revue ultérieure, ces personnes sont toujours informées à temps.

Quand ne pas utiliser Cc dans un e-mail

Évitez la mise en Cc lorsque votre e-mail (ou le fil de discussion qui en découle) contient des informations sensibles ou confidentielles. Lorsque vous envoyez des informations sensibles à une seule personne, il existe un risque qu’elle les transfère ou les conserve, mais la mise en Cc augmente ce risque en ajoutant des destinataires supplémentaires, souvent des personnes qui ne faisaient pas partie du public visé par ce contenu au départ.

Évitez également d’utiliser Cc lorsque vous attendez une action de la part d’une personne mise en Cc. Les personnes en Cc supposent souvent qu’elles n’ont pas besoin de répondre, ce qui peut entraîner des tâches oubliées ou des retards. Ce risque augmente lorsque vous mettez en Cc un grand nombre de destinataires inutilement, ce qui encombre également les boîtes de réception de bruit superflu.

Mettre en Cc une liste de diffusion entière pour une simple mise à jour de statut crée du bruit sans renforcer la responsabilisation. Envoyer un e-mail à toute votre équipe au sujet d’un changement qui ne la concerne pas peut semer la confusion.

Soyez également prudent lorsque vous mettez en Cc quelqu’un dans une conversation existante à l’insu de l’autre partie ou sans son accord, par exemple en ajoutant une nouvelle partie prenante à un fil de discussion client sans en informer d’abord le client. Même si vous avez une raison légitime, cela peut donner l’impression que vous élargissez l’accès à une conversation potentiellement confidentielle.

Que signifie Cci ?

Cci signifie « copie carbone invisible ». Cela fonctionne comme la mise en Cc, sans la visibilité. La fonction Cci vous permet d’envoyer des copies du même e-mail à plusieurs personnes sans révéler qu’elles font partie d’un envoi de masse, ni dévoiler les adresses e-mail des autres destinataires ou leurs réponses à votre e-mail d’origine.

Si vous saisissez plusieurs contacts dans le champ Cci, lorsqu’ils répondent, c’est uniquement vous qui recevrez leur e-mail de réponse ; les autres destinataires en Cci ne le recevront pas.

Quand utiliser Cci dans un e-mail

Vous devriez utiliser Cci chaque fois que vous devez envoyer le même e-mail à plusieurs personnes, mais que vous ne souhaitez pas qu’elles sachent qu’elles font partie d’un envoi de masse ou qu’elles puissent voir les adresses e-mail des autres destinataires.

La mise en Cci est utile pour protéger la vie privée des personnes qui vous ont confié leur adresse e-mail en s’attendant à ce que vous ne la partagiez pas sans leur autorisation. Par exemple, lorsque vous envoyez une mise à jour concernant votre entreprise à une liste de diffusion, utilisez la fonction Cci pour que les destinataires ne puissent pas voir les adresses de toutes les autres personnes inscrites à cette liste.

Vous pouvez également vous mettre en Cci lorsque vous envoyez un e-mail depuis une boîte de réception d’équipe partagée ou générique, afin de conserver une trace personnelle de la correspondance envoyée au nom de votre équipe.

Quand ne pas utiliser Cci dans un e-mail

Comme pour la mise en Cc, soyez prudent avec la mise en Cci lorsque votre e-mail contient des informations sensibles, ou lorsque vous suspectez que le fil de discussion issu de votre e-mail en contiendra.

Évitez d’utiliser Cci dans les situations où la transparence est importante. Ajouter quelqu’un à la conversation en catimini peut nuire à la confiance si cela est découvert et être considéré comme une entorse aux règles de bienséance par e-mail. Mieux vaut mettre la personne en Cc ouvertement ou lui envoyer une note distincte.

Cci ne doit pas être utilisé pour les conversations en cours, comme une négociation ou une conversation client active, lorsque vous vous attendez à ce que la personne mise en Cci puisse suivre l’ensemble de la conversation. Les destinataires en Cci étant exclus des réponses, cela revient à les exclure précisément de la conversation que vous vouliez qu’ils suivent.

Quelle est la différence entre À, Cc et Cci ?

Que se passe-t-il lorsque vous cliquez sur Répondre ou Répondre à tous ?

Le comportement de la fonction Répondre peut prêter à confusion, surtout lorsque plusieurs destinataires sont concernés. Ce qui se passe dépend de l’option choisie : Répondre ou Répondre à tous.

Cliquer sur Répondre à tous alors que vous vouliez cliquer sur Répondre peut entraîner la fuite de remarques internes ou d’informations vers des clients, ou l’envoi d’un message par erreur à l’ensemble d’une liste de diffusion. Un seul clic de trop peut nuire à la productivité de votre équipe, voire menacer la réputation de votre entreprise.

Si vous figurez dans le champ À ou Cc :

• En cliquant sur Répondre, votre réponse n’est envoyée qu’à l’expéditeur.
• En cliquant sur Répondre à tous, votre réponse est envoyée à toutes les personnes figurant dans les champs À et Cc.

Si vous figurez dans le champ Cci :

• En cliquant sur Répondre, votre réponse n’est envoyée qu’à l’expéditeur.
• En cliquant sur Répondre à tous, votre réponse est envoyée à toutes les personnes figurant dans les champs À et Cc, mais pas aux autres destinataires en Cci. Attention toutefois : vous leur révélez ainsi que vous étiez en copie invisible

Une meilleure façon d’envoyer des messages à un groupe

Bien que l’utilisation des fonctions Cc et Cci soit le principal moyen d’envoyer un message à plusieurs personnes, notre messagerie chiffrée Proton Mail vous permet également de le faire en plaçant plusieurs destinataires dans un groupe de contacts.

Les groupes de contacts sont utiles pour envoyer un message à plusieurs personnes qui se connaissent toutes, surtout si vous leur écrivez régulièrement en groupe. Par exemple, une équipe qui envoie chaque semaine des informations aux parties prenantes peut gagner du temps en utilisant un groupe de contacts au lieu d’ajouter les destinataires manuellement à chaque fois.

Une fois que vous avez créé un groupe de contacts dans votre compte Proton Mail, vous pouvez envoyer un message à toutes les personnes de ce groupe en une seule fois : saisissez le nom du groupe de contacts dans le champ À et sélectionnez le groupe que vous souhaitez contacter en masse dans le menu de remplissage automatique. Toutes les adresses e-mail des contacts de ce groupe seront alors saisies dans le champ À.

Lorsque vous envoyez un message à des personnes qui font partie d’un même groupe de contacts, elles peuvent toutes voir les adresses e-mail des autres, bien qu’elles ne sachent pas que vous les avez placées dans un groupe de contacts et que le nom de ce groupe n’apparaîtra pas dans leurs boites de réception. Si vous ne souhaitez pas que les contacts de votre groupe connaissent les adresses des autres membres, vous pouvez saisir le groupe de contacts dans le champ Cci à la place.

Points essentiels à retenir sur l’utilisation de Cc et Cci dans un cadre professionnel

• À : concerne les personnes censées passer à l’action.
• Cc (copie carbone) : sert à tenir les personnes informées (pour info).
• Cci (copie carbone invisible) : sert au respect de la vie privée (les destinataires sont masqués pour tous les autres).

Comment Proton Mail protège-t-il les messages envoyés en À, Cc et Cci ?

Les groupes de contacts rendent l’utilisation de Cc et Cci plus rapide, mais ils ne les protègent pas davantage contre l’interception par un tiers. Il s’agit d’un autre problème, auquel le chiffrement de Proton Mail peut apporter une solution.

Proton Mail chiffre les messages envoyés entre comptes Proton grâce au chiffrement de bout en bout, et protège tout ce qui est stocké dans votre messagerie grâce au chiffrement à accès zéro, ce qui signifie que même Proton ne peut pas le lire ni le déchiffrer, même sous la contrainte des forces de l’ordre. Vous pouvez également ajouter une protection par mot de passe aux messages envoyés à des adresses non Proton afin qu’ils soient eux aussi chiffrés.

Rien de tout cela n’empêche un message d’arriver à la mauvaise personne à cause d’un Cc ou Cci mal placé, et le chiffrement ne change rien à la question de savoir qui peut voir l’adresse de qui dans un champ Cc ou Cci. Cela dépend toujours de la façon dont vous utilisez ces champs. Ce que le chiffrement protège, en revanche, c’est le contenu d’un message professionnel envoyé en Cc ou Cci pendant son transit, si bien qu’une proposition client ou une remarque interne ne peut pas être interceptée par un tiers.

Si votre entreprise envoie régulièrement des messages en Cc et Cci contenant des informations sensibles comme des propositions clients et des décisions internes, le service de messagerie professionnelle de Proton applique automatiquement cette protection, sans que votre équipe ait à y penser.

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